Estamos viviendo una época emocionante. Se está acelerando el ritmo del cambio tecnológico con la aparición de miles de ideas, aplicaciones e innovaciones diseñadas para ayudar a los organizadores de reuniones, expositores, espacios y participantes a realizar su trabajo de forma más eficaz.
La presente revisión anual engloba muchas de las principales tendencias tecnológicas que cobrarán protagonismo el año que viene:
1. Los Medios Sociales están centrándose en los eventos, sobre todo en lo que se refiere al video streaming y al streaming en vivo.
Los medios sociales han descubierto que los eventos constituyen una muy buena manera de aumentar su cuota de mercado, sobre todo por medio del vídeo streaming. Casi todos los medios sociales han incluido o mejorado su oferta de vídeo en los últimos dos años. Ejemplos del streaming en vivo incluyen:
Incluso el pesado de LinkedIn acaba de incluir contenidos de vídeo generados por los usuarios. En la actualidad, esto se limita a un grupo de alrededor de 500 influenciadores invitados especialmente para realizar vídeos cortos en respuesta a una serie de preguntas que se les han planteado. Es probable que se extienda a más usuarios en el futuro.
Habrá una mayor demanda del streaming en vivo de los eventos por parte de los participantes. Uno de los retos para los organizadores de eventos será una mayor demanda de ancho de banda Wi-Fi. Además, es probable que los anfitriones con grandes presupuestos tengan problemas relacionados con la violación de los derechos de autor.
- Meerkat
- Periscope (propiedad de Twitter)
- Facebook Live
- Facebook Instant Video
- Instagram Story
- Snapchat Story
- Snapchat Geofilters
Incluso el pesado de LinkedIn acaba de incluir contenidos de vídeo generados por los usuarios. En la actualidad, esto se limita a un grupo de alrededor de 500 influenciadores invitados especialmente para realizar vídeos cortos en respuesta a una serie de preguntas que se les han planteado. Es probable que se extienda a más usuarios en el futuro.
Habrá una mayor demanda del streaming en vivo de los eventos por parte de los participantes. Uno de los retos para los organizadores de eventos será una mayor demanda de ancho de banda Wi-Fi. Además, es probable que los anfitriones con grandes presupuestos tengan problemas relacionados con la violación de los derechos de autor.
2. El análisis de datos mejorara tanto los eventos como la experiencia de los participantes.
La industria de los eventos empezó a utilizar herramientas crudas alojadas en la Web a mediados de los años noventa. Con el paso de los años, dichas herramientas mejoraron paulatinamente hasta convertirse en una amplia gama de sistemas online para gestionar inscripciones, expositores, alojamiento, bloques de habitaciones, miembros, analítica web, presupuestos, contrataciones, etc. No obstante, estas fuentes de datos permanecían, en gran parte, aisladas, puesto que siempre ha sido difícil compartir datos entre sistemas y analizarlos en conjunto. ¡Simplemente, la integración de datos nunca ha sido una tarea fácil!
Además, recientemente ha habido un auge de fuentes de datos sobre eventos que incluyen:
Además, recientemente ha habido un auge de fuentes de datos sobre eventos que incluyen:
- Aplicaciones móviles (donde se puede hacer un seguimiento de cada interactuación).
- La tecnología de balizas (tanto fijas como vestibles, donde se puede hacer un seguimiento de cada interactuación).
- Las votaciones y encuestas móviles fáciles de realizar.
- La medición del uso del tiempo (los stands y las sesiones a los que acuden los participantes y el tiempo que invierten).
- El análisis de sentimientos en las redes sociales.
- El análisis de la influencia de los participantes.
3. La realidad Virtual (VR) y la realidad aumentada (AR) empiezan abrirse camino en los eventos
Los billones de dólares gastados por empresas tecnológicas como Google, Facebook, Samsung y Microsoft, entre otras, empiezan a notarse en los eventos y las ferias de muestras. La VR es lo más acerca que se ha llegado hasta la fecha a la holocubierta de Star Trek y, con más desarrollo, estas aproximaciones virtuales se volverán cada vez más realistas. He aquí algunas de sus aplicaciones para los eventos y las ferias de muestras:
Inspecciones virtuales
Algunos hoteles y destinos están utilizando la VR para ofrecer a los participantes en los eventos y otras personas la posibilidad de inspeccionar sus instalaciones de la forma más realista hasta la fecha.
Ferias de muestras
La asistencia virtual
La gamificación
Desde la perspectiva de la planificación de eventos, la solución ideal abordaría todas las necesidades tecnológicas de la organización – la reserva de salas de reuniones, la planificación logística, el desarrollo web, la inscripción online, el alojamiento, los viajes, el marketing, la gestión de expositores, y mucho más. Una solución integral sería más barata, más fácil de aprender y gestionar, y permitiría extraer y utilizar los datos recopilados.
El problema reside en que, por lo se refiere a la tecnología para eventos, “no hay una solución universal”. Reuniones, eventos especiales, ferias de muestras, convenciones, viajes de incentivo, etc., todos tienen sus propias necesidades. Como resultado, han aparecido un gran número de herramientas de software para eventos.
La construcción de una plataforma de software para la planificación integral de los eventos que cumpla con esta gran variedad de requisitos es una tarea enorme. Varias empresas han optado en su lugar por la adquisición de diferentes componentes.
Por ejemplo, Lanyon, una empresa que desarrolla software para el sector de los viajes corporativos, optó por comprar Active Network y una gama de productos de software punteros:
Cvent ha seguido un camino similar. Desarrolló internamente su propio sistema de inscripción y contratación (la Red de Proveedores), aunque compró otras funciones, incluyendo:
Estas dos son las empresas tecnológicas más grandes en la actualidad y ambas han sido, o serán, compradas por Vista Equity Partners. El reto reside, no obstante, en que estas herramientas (sobre todo Lanyon) no son plataformas verdaderamente integrales. Son más bien conglomeraciones de productos de software. Además, muchos de los productos tecnológicos son más viejos y menos flexibles en términos de integración de datos que los productos actuales alojados en la nube.
La alternativa a la compra de una única “plataforma” de software para la planificación de eventos es el uso de las empresas tecnológicas alojadas en la nube más nuevas, que están diseñadas para ser totalmente compatibles con otros sistemas.
Un ejemplo es Eventbrite, un sistema básico centrado en el cliente para el envío invitaciones, la inscripción online y la expedición de entradas. Los productos de esta empresa radicada en San Francisco están diseñados para ser completamente compatibles con cientos de productos de software integrados en la página Eventbrite Spectrum.
Etouches es otro ejemplo. Su sistema proporciona 16 módulos de planificación, muchos de los cuales pertenecen, o pertenecían, a empresas diseñadas para trabajar juntas. La reciente adquisición de Zentilla, una plataforma para contratar salas de reuniones en hoteles y otros espacios y un motor online de peticiones, por parte de Etouches amplía su oferta de herramientas para la planificación de eventos, solas o en combinación.
Inspecciones virtuales
Algunos hoteles y destinos están utilizando la VR para ofrecer a los participantes en los eventos y otras personas la posibilidad de inspeccionar sus instalaciones de la forma más realista hasta la fecha.
- Destination BC ha creado una vista virtual Oculus Rift para promocionar sus bellos paisajes naturales en las ferias de muestras y ante escritores de viajes.
- Shangri-La Hotels dispone de varias visitas virtuales Oculus Rift .
- Las Vegas Convention Authority dispone de una aplicación descargable, Vegas VR, para explorar varios espacios de la ciudad.
Ferias de muestras
- Las exposiciones y ferias de muestras virtuales están apareciendo en varios lugares.
- Las empresas empiezan a reconocer que la VR puede proporcionar a los asistentes una experiencia increíblemente inmersiva y atractiva, como la experiencia diseñada por Arch Virtual.
La asistencia virtual
- La NBA está planeando distribuir sus partidos en VR. También se está barajando para otros eventos, como conciertos e incluso conferencias importantes.
La gamificación
- Es probable que el enorme éxito de Pokémon Go (un juego de realidad aumentada móvil) se integre de alguna forma u otra en la gamificación para eventos. El CEO de Niantic Labs (creadores de Pokémon Go), John Hanke, ha indicado que los eventos desempeñarán un papel en su producto: “Se verá un nuevo Pokémon entrar en juego en eventos especiales en momentos y lugares del mundo determinados”, comentó Hanke en una Forbes entrevista de Forbes. “Haremos cosas relacionadas con los eventos”. Juegos de realidad aumentada similares serían una buena manera de captar la atención de los asistentes a los eventos.
4. Las herramientas de software de integración pueden convertirse en la respuesta a una solución de software integral para la planificación de eventos.
Desde la perspectiva de la planificación de eventos, la solución ideal abordaría todas las necesidades tecnológicas de la organización – la reserva de salas de reuniones, la planificación logística, el desarrollo web, la inscripción online, el alojamiento, los viajes, el marketing, la gestión de expositores, y mucho más. Una solución integral sería más barata, más fácil de aprender y gestionar, y permitiría extraer y utilizar los datos recopilados.
El problema reside en que, por lo se refiere a la tecnología para eventos, “no hay una solución universal”. Reuniones, eventos especiales, ferias de muestras, convenciones, viajes de incentivo, etc., todos tienen sus propias necesidades. Como resultado, han aparecido un gran número de herramientas de software para eventos.
La construcción de una plataforma de software para la planificación integral de los eventos que cumpla con esta gran variedad de requisitos es una tarea enorme. Varias empresas han optado en su lugar por la adquisición de diferentes componentes.
Por ejemplo, Lanyon, una empresa que desarrolla software para el sector de los viajes corporativos, optó por comprar Active Network y una gama de productos de software punteros:
- Starcite para la gestión estratégica de reuniones.
- RegOnline para la gestión de asistentes.
- Wingateweb para la recopilación de datos de contacto de alta calidad.
- Passkey para la gestión de bloques de habitaciones y alojamiento.
- GenieConnect para el desarrollo de aplicaciones para eventos.
Cvent ha seguido un camino similar. Desarrolló internamente su propio sistema de inscripción y contratación (la Red de Proveedores), aunque compró otras funciones, incluyendo:
- La aplicación para eventos de Crowdcompass.
- SeedLabs para más funciones móviles
- SignUp4 para más funciones relacionadas con el marketing en los medios sociales.
- Elite Meetings/Speed RFP para la contratación
- OnArrival para las inscripciones rápidas
- AllianceTech para la recopilación de datos de contacto y tecnología in situ
Estas dos son las empresas tecnológicas más grandes en la actualidad y ambas han sido, o serán, compradas por Vista Equity Partners. El reto reside, no obstante, en que estas herramientas (sobre todo Lanyon) no son plataformas verdaderamente integrales. Son más bien conglomeraciones de productos de software. Además, muchos de los productos tecnológicos son más viejos y menos flexibles en términos de integración de datos que los productos actuales alojados en la nube.
La alternativa a la compra de una única “plataforma” de software para la planificación de eventos es el uso de las empresas tecnológicas alojadas en la nube más nuevas, que están diseñadas para ser totalmente compatibles con otros sistemas.
Un ejemplo es Eventbrite, un sistema básico centrado en el cliente para el envío invitaciones, la inscripción online y la expedición de entradas. Los productos de esta empresa radicada en San Francisco están diseñados para ser completamente compatibles con cientos de productos de software integrados en la página Eventbrite Spectrum.
Etouches es otro ejemplo. Su sistema proporciona 16 módulos de planificación, muchos de los cuales pertenecen, o pertenecían, a empresas diseñadas para trabajar juntas. La reciente adquisición de Zentilla, una plataforma para contratar salas de reuniones en hoteles y otros espacios y un motor online de peticiones, por parte de Etouches amplía su oferta de herramientas para la planificación de eventos, solas o en combinación.
5. La automatización del marketing llega por fin a los eventos
La automatización de marketing es una tecnología que se utiliza para racionalizar, automatizar y medir tareas de marketing y flujos de trabajo para aumentar la eficacia operativa y aumentar los ingresos. En los últimos años empresa tales como Marketo, Eloqua, SilverPop y HubSpot han desarrollado productos de automatización de marketing cada vez más sofisticados.
Desafortunadamente, el marketing y el análisis de datos han pasado por alto la industria de los eventos, puesto que era difícil hacer un seguimiento de estas actividades offline y tecnologías independientes. Los publicistas daban palos de ciego en cuanto a los eventos.
Finalmente, con los avances en los sistemas informáticos y APIs alojados en la nube, las empresas dedicadas a la tecnología para los eventos han sido capaces de integrar estas empresas a fin de mejorar considerablemente la eficacia de las acciones de marketing. Ahora tenemos la tecnología para hacer que los datos sean accesibles.
Los eventos y las ferias de muestras ya pueden incorporarse en un programa de marketing integrado. He aquí algunos ejemplos:
- La compra de la empresa de automatización de marketing, Marketo, por 1.800$ millones por parte de Vista Equity Partners (propietario de Lanyon y Cvent) es un ejemplo de cómo los grandes actores empiezan a reconocer que los eventos en vivo son un componente significativo de un escenario de marketing más amplio. La capacidad de casar los datos sobre eventos con los perfiles de los clientes (asistentes) constituye un paso importante hacia la combinación del flujo de datos de todas las fuentes a fin de proporcionar una relación más segmentada. Es de esperar que el próximo paso sea la integración de la automatización de marketing en los sistemas de CRM.
- Los productos de DoubleDutch, una de las empresas líderes en el desarrollo de aplicaciones móviles para eventos, ya son compatibles con Eloqua, Marketo y Salesforce. La home de su sitio web se titula, “LIVE ENGAGEMENT MARKETING”, sin siquiera una mención a la tecnología móvil, lo cual indica la importancia de utilizar la tecnología in situ en campañas de marketing.
- Certain Software ha sido un pionero en la automatización de marketing. Esta importante empresa de software de gestión ha tenido lazos con Eloqua y otras empresas similares durante los últimos años. La home de su sitio web ahora proclama, “Enterprise Event Automation Software”, con un libro blanco sobre “Integrating Marketing Automation and Events”, lo que indica que piensa dar un paso importante en esta dirección. La nueva funcionalidad “Event Intelligence” de Certain permite a los publicistas casar datos dentro de una plataforma de automatización de marketing. Esta plataforma les permite también puntuar la actividad de los asistentes en el lugar de celebración de un evento a fin de satisfacer mejor sus necesidades.
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