CONFERENCIA 

                                               Que es? Como se Organiza?

Una conferencia, congreso o encuentro es una reunión de gente con un interés o un antecedente común, que tiene el propósito de permitirles encontrarse, aprender y discutir acerca de temas, ideas y trabajos que giran alrededor de un asunto que les concierne.  Las raíces latinas de la palabra “conferencia”, significan, literalmente, “reunir”. Una conferencia reúne personas e ideas. En los casos de salud y trabajo comunitario, éstas a menudo tienen como objetivo el generar o trabajar en soluciones para problemas o un cambio social más amplio.

Los congresos pueden realizarse en lugares distintos a los del trabajo o los vecindarios de los participantes, para que las personas que asistan puedan concentrarse en el tema a tratar sin distracciones.  Algunos tienen lugar hasta en otra área del país o del mundo.

También un encuentro de este tipo puede realizarse en el ciberespacio o algo similar. Las teleconferencias posibilitan encuentros de personas a través de señales de video en vivo, permitiendo la discusión de temas, escuchar exposiciones, interconectarse y de otra manera realizar la mayoría de las cosas que harían en una conferencia, sin salir de sus casas u oficinas. Situaciones similares se pueden armar usando la Internet, proyectores y cámaras Web y micrófonos.

¿CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Con las conferencias, como con tantas otras cosas, el trabajo está en los detalles. En cierto modo, organizar una conferencia exitosa reside mucho en los detalles – cómo se anuncia, cómo se inscribe la gente, cómo se elige el lugar, cómo se contacta con la gente que administra la sede y más y más. 

Hay diferencias obvias entre organizar una pequeña conferencia local, a la cual asiste mayormente gente conocida y con la cual se está en contacto, y organizar una conferencia a nivel  nacional que atraiga a cientos de personas, la mayoría de las cuales no conoce a los organizadores ni se conocen entre sí. Hay, sin embargo, algunos lineamientos generales que sirven para las dos. Trataremos de exponer dichos lineamientos y de hacer las distinciones entre ellas cuando sea necesario.

Debemos decir aquí que una conferencia, aun una pequeña, requiere mucho trabajo. Se debe empezar, como lo explicaremos más abajo, con meses, e incluso con un año o más de anticipación (para una conferencia grande) con el objeto de asegurarse de que la sede y todo lo demás están disponibles para el momento necesario. Por esa razón, la primera decisión que se tiene que tomar es si en realidad se quiere organizar una conferencia. Es necesario preguntarse:

¿Tenemos los recursos – financieros, personales, y demás – para hacer esto?

¿Tenemos el tiempo y la energía?

¿Hay otros – individuos u organizaciones – que deberían, y estarían dispuestos a hacer esto, en lugar de nosotros?

¿Hay otras mejores maneras de lograr los objetivos que tenemos para esta conferencia?

Si las respuestas a todas estas preguntas apuntan en la dirección de organizar una conferencia, entonces ¡a hacerla! Si no se tiene la certeza, se debe considerar cuidadosamente si sería una buena idea o no.

Una vez que se ha decidido hacerla, una manera de ayudar a tener todos los detalles bajo control es haciendo listas. Tener una lista de las tareas necesarias para cada parte del trabajo – el espacio físico, los presentadores, etc, con las fechas apropiadas para cuando las tareas deben estar terminadas, reducirá el estrés y la posibilidad de errores y olvidos y aumentará la eficiencia de la operación.