La Planeación de un Evento
Una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero
requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas
oportunidades de comunicación, antes, durante y después de ser llevado a cabo.
Cuando existe la necesidad de llamar la atención de forma que no pueda ser ignorada,
con frecuencia el mejor enfoque puede ser un evento o acontecimiento especial.
La planeación, Involucra la necesidad de cambiar la situación actual por otra mejor, y para
ello se generarán alternativas de solución, estas se evaluarán entre si para conocer sus ventajas y
desventaja, posteriormente se escogerá la mejor. a través de esta se crea un Plan: que es el conjunto coherente de políticas, estrategias y metas. El plan constituye el marco general y
reformable de acción, deberá definir las prácticas a seguir y el marco en el que se desarrollarán las
actividades.
Un evento es una forma de comunicación utilizada para conseguir atención hacia un
producto o hacia una organización.
Su función principal es generar el interés de los medios de comunicación hacia algo
que no tiene naturaleza noticiosa.
Las organizaciones y las compañías también utilizan los eventos para dirigir la
atención hacia sus actividades o funciones.
Ejemplos:
Una planta manufacturera puede realizar un evento de puertas abiertas para
demostrar su programa de modernización recientemente terminado.
Los grupos caritativos llevan a cabo subastas y cenas de beneficencia para
conseguir fondos y también para concientizar a la comunidad.
En casi todas las ocasiones, la ventaja principal de efectuar un evento no es el
número de gente que asistirá al mismo, sino el número mayor que puede alcanzarse
a través de los medios ya sea de comunicación o vía Internet.
Un acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos subsidiarios,
como por ejemplo: almuerzo, banquetes, concursos, discursos y otros, como parte
de su desarrollo.
El acontecimiento especial es un elemento de difusión publicitaria que realizado en
mayor escala, incluye y entraña todos los instrumentos y técnicas de la publicidad y
requiere de una gran cantidad de detalles habilidosamente diseñados, presentados,
dramatizados y publicados.
La mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas, una vez realizada la
investigación, diagnostico de situación y establecido los objetivos, utilizan un
sistema de planificación que identifica el día de terminación de cada paso del plan.
Estos pasos pueden incluir todas las funciones de comunicación que rodean el
evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail marketing,
telemarketing, dossier de información, marketing promocional, folletería, etc.
De acuerdo al tamaño y complejidad del evento, el especialista puede trabajar sólo
o supervisar a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo oportunamente.
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